OPTİK FORMLARIN DEĞERLENDİRİLMESİ

1. Optik makinesinden flash bellek ile alınan “dat” uzantılı dosya bilgisayarımızın masaüstüne kopyalanır.

2. Boş bir Excel dosyası açılır. Excel menüsünden aç seçeneği seçilir ve dosyamızın bulunduğu masaüstü seçilir; fakat “dat” uzantılı dosya masaüstündeki belgeler arasında görünmeyecektir. Bu dosyayı görüntüleyebilmek için aşağıda gösterildiği gibi “tüm dosyalar” seçeneği seçilir.

3. Masaüstünde “dat” dosyası bulunup aç denildikten sonra yeni bir pencere açılacak bu pencerede bir defa ileri seçeneğine tıklamak gerekiyor.

4. Bir kez ileri seçeneğine tıkladıktan sonra ileri butonunun üstünde “A, B,C” gibi harflerin olduğu bölüm aktif hale gelecektir. Bunlar öğrencilerin işaretledikleri seçeneklerdir. Bu harflerin en başından başlayarak sonuna kadar her biri birer sütunu temsil eden harflerin arasına aşağıdaki şekilde görüldüğü gibi dikey çizgiler konulması gerekmektedir. Çizgiler harfler arasındaki boşluklara birer defa tıklanarak konulabilir.

5. Bütün harflerin aralarına ve en sona çizgi konulduktan sonra aşağıdaki şekilerdeki gibi bir kez daha “ileri” ve sonra da “son” seçeneğine tıklanır.

6. “Son”  seçeneğine tıkladıktan sonra öğrencilerin cevapları Excel sayfasına aktarılacaktır. Açılan Excel sayfasının ilk dört sütunundaki veriler işimize yaramayacak verilerdir. Bu sütunları silebiliriz ya da içiriği temizle seçeneğini kullanabilir.

7. Beşinci sütundaki (E sütunu)  sayılar öğrenci numaralarıdır. Eğer istersek bunları kes-yapıştır fonksiyonu ile ilk sütuna taşıyabiliriz. Daha sonra sayfanın en sağına doğru gitmemiz gerekmektedir. Öğrencilerin cevaplarının bittiği sütundan sonra; öğrencilerin isimleri, soy isimleri ve ders kodunun bulunduğu 3 tane sütun gelir. Bu üç sütunun da kes-yapıştır fonksiyonu ile öğrenci numarasının hemen yanına (B, C ve D) taşınması daha düzenli çalışmamızı sağlayacaktır.
NOT 1: İlk satırda harfler vardır; fakat öğrenci isimi yoktur çünkü bu satır cevap anahtarıdır.

8. Öğrenci isimleri ve ders kodu yapıştırıldıktan sonra ders kodu ile öğrenci cevapları arasında iki tane sütün boş kalıyor. İstersek bu iki sütunu da silebiliriz. Daha kolay çalışabilmek için cevapların bulunduğu sütunları aşağıdaki gibi daraltabiliriz.
NOT 2: Cevapların sağ kısmında soru sayısı kadar daha dar sütün oluşturmamız hesaplamaları kolaylaştıracaktır.

9. İlk öğrencinin son cevabının sağındaki boş hücreye bir kez tıklıyoruz ve sonra fonksiyon tuşuna (fx) basıyoruz.  Çıkan işlem türlerinden “EĞERSAY”  işlemini (İngilizce Office için COUNTIF) seçiyoruz.

10. Tamam tuşuna bastıktan sonra açılan yeni pencere de aralık kısmı için ilk öğrencinin ilk cevabını, ölçüt kısmı için de cevap anahtarındaki ilk cevabı seçmemiz gerekiyor. Daha sonra tamam tutuşuna basabiliriz.

11.   Oluşturduğumuz formülü bütün cevaplara sabitlemek için fonksiyon tuşunun yanındaki formülün içinde noktalı virgülün sağındaki harf ve sayı arasına “$” işareti koymamız gerekiyor.

12. Öğrencinin ilk soruya doğru cevap verip verememesine göre formülü oluşturduğumuz hücrenin içinde 1 ya da 0 rakamlarından birisi belirecektir. Bu kutucuğu sağ köşesinden tutup soru sayısı kadar sağa ve öğrenci cevapları bitene kadar aşağıya sürüklediğimizde bütün öğrencilerin cevaplarını 1-0 haline getirmiş olacağız.

13.     Son olarak ilk öğrencinin 1-0 notlarının sağındaki kutucuğa bir kez tıklayıp fonksiyon tuşundan TOPLA işlemini seçip çıkan pencereye tamam dersek ilk öğrencinin bu sınavdan yapmış olduğu toplam doğru sayısına ulaşmış oluruz. Bu kutucuğu da sağ alt köşesinden tutup aşağıya doğru sürüklersek bütün öğrencilerin toplam doğru sayılarına ulaşmış oluruz. Son olarak doğru sayılarını her bir soru kaç puan ise o puanla çarparak doğru sayılarını yüzlük puana dönüştürmüş oluruz.  
NOT 3: Optik makinesi öğrenci isimlerindeki Türkçe karakterleri tanımamaktadır ve öğrenci isimlerinin içinde garip şekiller olabilir. Bu şekilleri “Ctrl+F” fonksiyonu ile değiştir seçeneğinden tümünü değiştir opsiyonu ile düzeltebiliriz. Bize gerekli olan sütunları yeni bir Excel dosyasına kopyalayarak işlemimizi tamamlayabiliriz. Çalışma dosyamızı kaydetmek istiyorsak farklı kaydet seçeneğinden Excel çalışma kitabını seçmemiz gerekmektedir.

KOLAY GELSİN.